课题演示，非客户项目。以下是我们对这类问题的判断与工作方式，具体项目会按企业实际情况调整。
问题
假设太原一家教育机构，有两三个校区。前台、咨询、教务、财务各有几个人。招生咨询记在微信里，到访登记在本子上，排课用 Excel，收费开手写收据。数据在每个人手里，校区之间对不上，月底汇总靠人工。
负责人知道要数字化。市面上的系统看了好几家，演示都很好。买回来一套，用了两个月，前台又回到了本子和微信。原因很简单：系统是按别人的流程设计的，校区自己的流程没人理过。每个人按自己习惯录数据，字段不统一，系统里的数据比本子还乱。
这里说的数字化，只谈办公和招生运营。咨询接待、到访登记、名单流转、排课、考勤、收费、续费提醒、校区间的数据汇总。不谈教学内容，不谈课程设计。
我们的判断
第一，先理流程，后选系统。流程没理清，任何系统都会被绕过去。理流程的办法是跟着一个咨询名单走一遍，看它从进来到成交经过谁的手、记在哪里。
第二，不是所有环节都值得数字化。有些环节人工处理更快。数字化的优先级看两点：数据是否需要跨人跨校区流转，是否需要事后统计。两个都不需要的环节，先放着。
第三，字段规范比系统功能重要。同一个「来源渠道」，前台写「朋友介绍」，咨询写「转介绍」，系统就统计不出来。立项时就要把每个字段的取值定死。
第四，前台是数字化能否落地的关键岗位。前台录入的数据质量决定了后面所有统计的可信度。前台的操作要最简单，培训要最充分。
第五，多校区要统一标准，但允许执行节奏不同。一个校区先跑通，再推到其他校区。同时上线的风险太大。
工作方式
- 流程现状盘点（第 1–2 周）。走访各校区，跟踪名单流转和日常办公动作。记录每个环节的人、工具和耗时。产出流程现状盘点。
- 优先级排序（第 3 周）。按跨人流转和统计需求两个标准，给所有环节排优先级。确定第一批数字化的环节。产出数字化优先级清单。
- 字段与表单规范（第 4–5 周）。为第一批环节定义数据字段、取值范围、必填项和表单样式。产出数据字段与表单规范。
- 系统选型与对接（第 6–7 周）。根据规范评估现有系统或候选系统。明确哪些靠系统、哪些靠表单工具、哪些暂时人工。产出系统选型与对接建议。
- 上线与培训（第 8–10 周）。选一个校区试点。编写岗位操作手册，组织培训。跑通一个月后评估，再推其他校区。产出上线与培训计划。
交付清单与周期
- 流程现状盘点：第 1–2 周。含各校区流程图、工具清单、问题点。
- 数字化优先级清单：第 3 周。含环节、优先级、理由、暂缓项。
- 数据字段与表单规范：第 4–5 周。含字段表、取值字典、表单样式。
- 系统选型与对接建议：第 6–7 周。含评估标准、候选对比、对接方式。
- 上线与培训计划：第 8–10 周。含试点校区、操作手册、培训安排、推广节奏。
周期 8–10 周，不含系统采购和开发时间。校区数量多的机构，盘点阶段相应延长。
衡量什么
- 名单录入完整度：咨询名单中必填字段的填写情况。数据来自系统或表单记录。
- 流转时效：名单从登记到首次跟进的间隔。数据来自流转记录的时间戳。
- 跨校区数据一致性：同一指标在各校区口径是否一致、能否直接汇总。数据来自月度汇总核对。
- 人工补录次数：系统外仍用纸或微信记录再补录的情况。数据来自前台工作记录和抽查。
- 培训后操作正确率的抽查情况：抽查录入记录中字段填写是否符合规范。数据来自定期抽检。